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10 puntos clave a tener en cuenta para lograr con éxito la implantación de un sistema de gestión (ERP, CRM, etc…)

La selección e implementación de un ERP o cualquier otro sistema de gestión en general no tiene nada que ver con la suerte.

Cada vez que escucha una historia acerca de una implantación fallida de un ERP, el culpable es el proveedor. Aunque el proveedor, facilito formación adecuada y apoyo, o simplemente un producto de buena calidad. ¿Los clientes hicieron todo lo posible para evitarlo?

Francamente, no creo que un fracaso en la implantación de un ERP pueda ocurrir sin al menos alguna contribución por parte del cliente. Como cliente, no importa lo que el vendedor le cuente durante el proceso de selección, la decisión final es suya y usted tiene que asegurarse de que toma la correcta.

Aquí está una lista de cosas que un cliente debe considerar antes de seleccionar un ERP, tanto durante la implantación y hasta mucho después.

1.    Referencias. Pida siempre referencias y no se base exclusivamente en el boca a boca o en Internet. Pregunte a su proveedor, pida le información de contacto de algunos de sus clientes y llame los. Probablemente no le contaran cosas malas sobre el vendedor y el sistema, pero si hace las preguntas correctas, usted tendrá una idea sobre algunos de los retos que podría enfrentar al tratar con ese proveedor y ese producto.

2.    Hardware y compatibilidad de software. Asegúrese de que el software que está comprando es compatible con el hardware que tienen o piensan comprar. Por ejemplo, si el ERP  seleccionado utiliza Reporting Services, debe tener en cuenta el hecho de que sólo algunas versiones de Microsoft SQL Server lo tienen.

3.    Flexibilidad. ¿Puede el vendedor dar más de lo que prometió? Los vendedores pueden ser muy flexibles, dependiendo de lo importante que eres para ellos. Un pequeño cliente tiene la posibilidad de obtener más "atención" de un vendedor que uno grande, si uno tiene el potencial de traer más negocios al vendedor. Además, los proveedores pueden tener ofertas especiales cuando se trata de entrar en un nuevo mercado, diferenciarse de la competencia, etc…

4.    Gestión del cambio. La gente no cambia sus hábitos, por que se les diga. Los proveedores y los consultores externos pueden ayudar con esto, pero recuerde que la gente siga motivada es muy importante. Si usted como jefe de proyecto o usuario se muestran escépticos acerca del sistema que ha seleccionado, entonces algo salió mal durante el proceso de selección, el vendedor tendrá entonces una tarea muy difícil, luchar con los usuarios "falta de voluntad”.

5.    Legado de datos. Asegúrese de que su proveedor puede importar datos de la herencia de su antigua base de datos, archivos de Excel, u otras fuentes de datos externas. A menos que sea una nueva empresa, es probable que tenga datos que se tienen que importar. Antes de importar, trate de limpiar y quitar duplicados o información inútil que puede causar un montón de problemas más adelante.

6.    Los costos reales. ¿Cuánto cuesta realmente implantar el ERP seleccionado? ¿Hay costos ocultos o adicionales? Por ejemplo, si decide instalar Windows Vista en todas las estaciones, probablemente tendrá que reemplazar las impresoras viejas, que no son compatibles con Vista. Además, si decide imprimir las etiquetas del sistema, puede ser necesario un software especial e impresoras específicas.

7.    Los procesos de negocio. En teoría, nadie debe saber mejor que usted cómo funciona su empresa. Sin embargo, a veces no puedes ver el bosque por los árboles. Un proyecto de implementación de ERP puede ser una buena ocasión para revisar y optimizar sus procesos y procedimientos propios. No hay ninguna razón para automatizar los procesos inútiles o ineficaces.

8.    Aplicación de la metodología. Algunos clientes incluso no mirar a los vendedores que no tienen este tipo de metodología. Un vendedor debe ser capaz de proporcionar un documento que describa el proceso de implantación, con objetivos, metas, asignación de recursos, etc… Si un proveedor no lo tiene, es probable que haga las cosas sobre la marcha.

9.    Entrenamiento. ¿Su proveedor posee gente suficiente para entrenar correctamente a sus empleados? Si el vendedor tiene tres entrenadores que trabajan en diez grandes clientes, que no podría ser capaz de cuidar de ti como deberían. Además, si el entrenador le asignó fue contratado sólo por el vendedor, él / ella no podría tener suficiente experiencia, que puede causar muchos problemas. Dependiendo del tamaño del proyecto, más simple o formas más complejas de la auditoría se debe realizar durante la ejecución. Idealmente, usted debería crear un procedimiento de auditoría con el proveedor, pero también puede involucrar a consultores independientes o auditores de los proyectos.

10.  Características Técnicas y soporte al cliente. ¿Puede su proveedor proporcionar el nivel de apoyo que usted necesita? Con un equipo de cinco personas y cientos de clientes, podría tardar semanas para resolver un problema. Asegúrese de entender lo que está incluido en el soporte. ¿Incluye el plan de backups? ¿Está usted recibiendo actualizaciones, y cuándo y cómo afecta eso a su trabajo? El código fuente también es importante. ¿Se pueden realizar cambios en el código? Es posible que no lo necesite, pero probablemente hará falta más adelante. También es importante saber lo que ocurre con el código fuente si su proveedor se declara en quiebra. Por lo general, los vendedores depositar el código con un tercero conocido como agente de un fideicomiso, que lo dará a conocer al cliente si el vendedor no puede mantener y actualizar el software.

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